Pour faciliter les choses, nous avons mis au point un petit protocole rédactionnel, que nous avons voulu le plus simple et le moins contraignant possible :
- Aucun rentré d'alinéa ni saut de ligne, sauf si le saut de ligne correspond à un espace clairement marqué par le correspondant. Sinon, pas de saut de ligne, par exemple entre la date et l'adresse, entre la fin de la lettre et la signature.
- Aucune tabulation.
- Tout ce qui a été rajouté à la lettre originale comme les dates forgées (c'est-à-dire déduites par le transcripteur d'après le contexte) a été mis entre crochets [1936]. On utilise aussi les crochets pour les mots qu'on n'arrive pas à déchiffrer. Exemple :
Je vous donne rendez-vous au [mot illisible]
Si l'on a un doute, on utilise les crochets et un point d'interrogation. Ex :
Je vous donne rendez-vous chez [Gallimard?]
- Les crochets sont aussi utilisés pour compléter les abréviations. Ex :
GG [Gaston Gallimard]
Un ms [manuscrit]
- On a laissé les fautes de grammaire. Dans le cas des fautes d'orthographe, qui peuvent ensuite gêner la recherche par moteur de recherche, on conserve le mot mal orthographié et on ajoute entre crochets l'orthographe correcte du mot. Ex :
Receuillir [Recueillir]
- On a fait apparaître les mots raturés ainsi : programme
- Cas des ajouts dans la marge. On distingue deux cas :
* Ou l'épistolier utilise les marges faute de place. On restitue alors le texte des marges dans le cours du texte, à la place où il s'inscrit logiquement, sans ajouter une note.
* Ou le texte des marges constitue bien un ajout, et apporte un élément différent par rapport au contenu des lettres. On restitue le passage en sautant une ligne, à la fin de la transcription, et on précise entre crochets à quelle zone de la lettre il correspond (verticalement, à gauche, à droite)
- Nous avons utilisé les notes de bas de page si la lettre nécessite un éclairage particulier.